Foire Aux Questions

L'essentiel

Qu’est ce que Syment ?

Syment est une plateforme à destination des syndics et copropriétaires. Retrouvez la gestion complète de votre résidence sur un seul et même accès. Déclarez un incident, contactez votre syndic, copropriétaire ou conseil syndical, consultez vos documents et participez aux assemblées générales en présentiel ou à distance.

Comment fonctionne Syment ?

Pour la création de votre plateforme, nous récupérons la totalité de votre patrimoine afin de vous laisser un accès sur la totalité de vos données. Une extraction de votre outil suffit, il ne restera plus qu'à inviter vos copropriétaires sur chacune de vos résidences.

Comment mes données sont protégées ?

Comme indiqué sur nos conditions générales d'abonnement, vos données vous appartiennent et ne seront jamais exploitées par Syment à des fins commerciales. Nous respectons également toutes les normes de la loi du règlement général de protection des données (RGPD).

Comment utiliser Syment dans une résidence ?

Un email d'activation vous sera envoyé pour créer votre compte. Vous aurez accès à votre(vos) résidence(s) ainsi que tous les modules Syment : gestion des incidents, document en ligne, messagerie, sondage, assemblée générale etc.

L'AG à distance

Faire une assemblée générale est coûteux ?

Non, pour tenir une assemblée générale, un ordinateur suffit (pour le syndic). Celui-ci filmera en visio l’AG, ou laissera la possibilité aux copropriétaires d’écouter les échanges en audio.

Avec l’AG à distance, plus personne ne viendra en présentiel ?

Non, les AG à distance n’empêche pas de continuer de faire les AG habituelles. Il s’agit d’un service en plus qui simplifient le travail du syndic et s’adapte aux nouvelles habitudes de vie des copropriétaires.

Comment faire si je n’ai pas de connexion internet ?

Si le lieu de votre AG ne possède pas de connexion internet, nous vous conseillons de faire un partage de connexion avec votre téléphone, ou de posséder une tablette ayant la 4G par exemple.

Comment s’assurer de l’identidé des personnes présentes ?

Pour se connecter à Syment une double authentification est obligatoire lors de la connexion du propriétaire. Cette authentification se fait dans un premier temps avec les accès personnel, puis par la validation d’un code sms. Enfin, une signature électronique sera apportée à la fin du vote de chaque copropriétaire.

Comment gérer une AG avec des copropriétaires présents et d’autres à distance ?

Lors de la visiconférence, les copropriétaires à distance n’auront pas la possibilité de parler. Un chat en ligne est à disposition sur l’écran d’AG, c’est alors au syndic d’intervenir au bon moment pour retranscrire les questions.

Comment mettre en place une assemblée générale à distance ?

Lors de la réception des convocations, un copropriétaire doit prévenir au maximum 3 jours avant l’AG de sa présence en visio/audio. Une fois prévenu, le syndic doit se munir d’un ordinateur/tablette et activer son logiciel en audio/vidéo.

Lors des votes, les copropriétaires à distance cochent une case (oui/non/abstention) sur leur support numérique, tandis que le syndic procède au vote à main levé et coche à son tour le nombre de votes sur son ordinateur/tablette/smartphone.

Comment gérer les votes par correspondance ?

Depuis la plateforme, il est possible pour le gestionnaire d'entrer les votes par correspondance reçus par papier. Mais il est également possible pour le copropriétaire de voter par correspondance numériquement. Les votes seront reportés automatiquement lors de l'assemblée.

Comment signe-t-on la feuille de présence et le procès verbal ?

À la fin de votre assemblée, la feuille de présence et le procès-verbal sont générés automatiquement. Il vous sera possible de modifier ces documents puis les envoyer par signature électronique directement depuis Syment. La feuille de présence indique les différents types de vote, les heures de connexions et relève les problèmes techniques conformément à la loi ELAN.

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